Foto de capa O que é ISO 9001, como funciona e qual sua importância para as escolas?

O que é ISO 9001, como funciona e qual sua importância para as escolas?

Se sua instituição de ensino está crescendo no mercado ou está tendo problemas? Possivelmente precisa melhorar a gestão dos processos para continuar entregando um serviço e atendimento de alto nível de satisfação aos alunos, pais e responsáveis. Nesse cenário, implantar o Sistema de Gestão da Qualidade e obter uma certificação de qualidade pode ser uma excelente alternativa. Mas o que é ISO 9001, para que serve e, o mais importante, como obter?

O que é ISO 9001 e para que ela serve?

A ISO 9001 é um padrão internacional estabelecido para a otimização de processos e implementação de um sistema de gestão da qualidade (SGQ). As empresas autorizadas a implementá-la usam uma série de critérios para padronizar as operações de acordo com as normas internacionais.

Ela é baseada em vários princípios de gerenciamento da qualidade, que incluem um forte foco no cliente, engajamento profissional, liderança, abordagem de processos, sistema de tomada de decisões baseada em dados, gestão de relacionamentos e melhoria contínua.

Além de agregar organização operacional às instituições de ensino, a certificação visa garantir um padrão de qualidade aceitável e consistente ao mercado, o que deve impactar positivamente no na escola. Atualmente, mais de 1 milhão de empresas ao redor do mundo contam com o Certificado ISO 9001.

Como obter essa certificação?

A Certificação ISO 9001 pode ser obtida por instituições de ensino de grande ou pequeno porte, independentemente dos segmentos de atuação. Por isso, fizemos um guia com os principais passos para você obter o seu. Confira!

1. Escolha uma empresa de consultoria e uma auditoria autorizada
empresa de consultoria vai assessorar e orientar a instituição de forma presencial ou online para desenvolver todas as estruturas, processos, procedimentos e documentação necessária. Uma empresa de auditoria, com autorização da IAF (International Accreditation Forum) fará a auditoria para emitir a certificação.

A consultoria vai trabalhar com a instituição para que todos tenham uma ideia clara dos objetivos e se preparar para incorporar os sistemas de gerenciamento da qualidade em todos os setores, um plano de comunicação interno deixará todos os colaboradores ciente do os espera.

2. Gerencie registros de ocorrências
A empresa de consultoria também ajudará na criação de um sistema para a documentação de registros de ocorrências. Ele deve dizer:

  • quais canais de comunicação serão utilizadas dentro da instituição;
  • quais informações serão registradas e quem fará esse trabalho;
  • como a continuidade das melhorias será mantida;
  • qual será a responsabilidade de cada cargo;
  • descrição da estrutura organizacional;
  • entre outras informações.

Você deve orientar os colaboradores sobre a importância de manter tais registros atualizados e como fazer isso.

3. Medidas corretivas e de prevenção
Inevitavelmente, alguns processos podem apresentar falhas e você precisará de um sistema para identificar e corrigir os problemas. Com a ajuda da empresa de consultoria, registre todas as falhas, bem como as medidas de correção que deram certo. Essa é uma forma de criar o manual de operações funcionais para agir rapidamente diante de um problema, evitando suas consequências e recorrência.

4. Receba suporte e treinamento contínuo
Após a implementação dos novos processos, os colaboradores devem ser treinados pela empresa de consultoria para garantir que eles sejam capazes de desempenhar suas funções de forma adequada e com eficiência. No processo, você deve registrar os conhecimentos e experiências passadas para testar o nível de evolução profissional. Além disso, novas habilidades podem ser necessárias no futuro, o que demandará suporte e treinamento.

5. Faça a auditoria
Com os novos procedimentos em ação e os profissionais treinados, chega a hora de testar a eficiência operacional. A auditoria é a última etapa para a obtenção do Certificado ISO 9001. A empresa de auditoria certificada pela IAF (International Accreditation Forum) executará o processo. Se tudo estiver de acordo com as normas internacionais, a sua instituição receberá a certificação.

Por que obter a Certificação ISO 9001 para a empresa?

O tempo de implantação dependerá do tamanho da instituição de ensino. Porém vale a pena por vários motivos. Conheça os principais abaixo:

1. Permite planejar e controlar melhor as rotinas operacionais
Ao adotar uma abordagem que implementa práticas de trabalho mais eficientes e com alta concentração nos objetivos determinados pela alta gestão, os coordenadores poderão planejar e controlar as rotinas de trabalho de forma sistemática. Ou seja, terão um manual do que fazer, quando, como e por quem.

Consequentemente, as atividades se tornam padronizadas e as projeções de resultados ficam mais realistas. Esse é um fator primordial para melhorar a tomada de decisões.

2. Promove uma produção mais ágil
Com a consultoria a instituição de ensino ganha processos mais inteligentes, o que agrega agilidade, sem que percam a qualidade. Sendo assim, os profissionais podem produzir mais em menos tempo e com qualidade a níveis desejáveis.

3. Reduz custos e desperdício
Processos inteligentes também incluem a redução de desperdícios de recursos importantes, como mão de obra qualificada e materiais. Com o dinheiro economizado, a instituição pode realizar investimentos para crescer de forma sustentável, focando maiores esforços em áreas críticas, como estratégias de marketing para a captação de alunos.

4. Elimina retrabalhos
A adoção de procedimentos padrões, considerados as melhores práticas, deve reduzir a taxa de falhas humanas nos processos. Erros simples serão eliminados e muito tempo passa a ser economizado com retrabalhos. Como resultado, menos recursos serão necessários na produção e os profissionais se tornarão mais eficientes.

5. Melhora a qualidade
A Certificação ISO 9001 garante que os alunos recebam serviços e produtos consistentes e de qualidade reconhecida internacionalmente, o que gera um orgulho para os pais e responsáveis. Afinal, quem não gostaria de ver o filho sendo educado por uma instituição de ensino que segue os mesmos padrões estabelecidos nos países de primeiro mundo?

Agora que você já sabe o que é ISO 9001 e as principais vantagens que ele proporciona a instituição de ensino, aproveite para solicitar uma proposta comercial e contratar a Travessa Educacional e obter sua certificação!
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Por: Donizete Traves
Com mais de 30 anos de atuação em editoras de livros didáticos, vem atuando como pesquisador e acompanhando toda evolução da educação no Brasil desde o início dos anos 90. Atualmente trabalha na Consultoria Hexa + em projetos de reestruturação de escolas para alta performance. Formado em Filosofia pela Faculdade de Ciências Humanas – Fulda, Alemanha; Administração de Empresas pela Fundação Getúlio Vargas – Rio de Janeiro, RJ; Especialista em Inteligência de Mercado pelo IBRAMERC – São Paulo, SP
Gestor de Sistema da Qualidade – ABNT – São Paulo