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Perguntas essenciais para a saúde financeira de uma escola

Como consultor tenho feito algumas perguntas aos mantenedores e gestores de instituições de ensino básico. Essas perguntas quase sempre não são respondidas de maneira clara, mostrando um possível desconhecimento do negócio. Muitas dessas perguntas são elementos para discussão em graus mais complexos do planejamento de uma instituição educacional e sem as respostas a elas torna-se difícil esse planejamento a contento. Vamos a elas:

1. Sua escola é lucrativa ou rentável?

Tomemos o seguinte exemplo: Uma pessoa investiu em uma empresa a importância de R$ 500 mil. Obteve um faturamento de R$ 100 mil e um lucro líquido de R$ 50 mil. Dessa forma, a lucratividade da empresa foi de 50%, ou seja, o lucro líquido dividido pelo faturamento (receita de vendas). Por outro lado, a rentabilidade do investimento foi de 10%, ou seja, o lucro líquido dividido pela importância investida.

Enquanto a lucratividade demonstra se o empreendimento é lucrativo, a rentabilidade demonstra se foi viável economicamente o emprego do capital no negócio e de quanto foi esse rendimento.

É importante, portanto, que possamos relativizar o lucro de uma empresa em relação a seu retorno esperado. Em outras palavras, a simples informação do lucro de uma empresa, isoladamente, não nos dá parâmetros para decisões. Ao relativizar-se o lucro estabelece-se o conceito de rentabilidade.

Portanto, o investimento só passa a ser compensatório se não existir no mercado uma alternativa de investimento, com maior rentabilidade, com o mesmo risco. Daí a importância da comparação da empresa, isoladamente, com a rentabilidade média do setor.

Essa análise da rentabilidade do negócio, entre outros fatores, pode ser decisiva para um planejamento estratégico que promova a adequação da empresa a uma média do setor, ou mesmo para se chegar à conclusão de que o negócio não tem a rentabilidade esperada frente a outras possibilidades de investimento existentes no mercado.

2. Seus setores financeiro e contábil geram relatórios gerenciais confiáveis?

Muitas vezes a contabilidade não espelha exatamente a situação da empresa. Idealmente o financeiro e o contábil seriam lados de uma mesma moeda, mas por dificuldades na operação da empresa, passam às vezes, refletir realidades totalmente diferentes. Assim, situações como a não emissão da totalidade de notas fiscais, despesas sem nota fiscal, serviços de “autônomos”, pagamentos “por fora”, entre outros, fazem com que haja um distanciamento da contabilidade do financeiro da empresa. Se a contabilidade não conseguir possibilitar relatórios gerenciais por esses motivos, é importante que o financeiro o faça: nada deve ser pago ou recebido sem que passe pelo sistema financeiro da empresa. Dessa forma podemos obter relatórios gerenciais fidedignos, por mais que a contabilidade não reflita isso. Ressalva-se que o financeiro e contábil alinhados seria o idealmente aconselhável em uma empresa.

3. Qual a política de descontos da escola?

A política de descontos deve ser pensada de forma racional e profissional, de maneira a não comprometer receitas. Descontos sem um critério objetivo, podem comprometer as finanças da instituição. Além disso, pedidos contínuos de desconto podem significar que a clientela não tem a percepção do valor real do produto. E ao conceder o desconto sem critério se reforça essa posição.

O estabelecimento de critérios nos descontos é fundamental: dessa forma é importante definir-se o desconto por irmãos, o limite dos descontos financeiros, entre outros. Lembrar-se sempre que um desconto maior que a margem de lucro da instituição (por volta de 15 a 20% em média) significa que a instituição está perdendo receita com o aluno.

4. Você conhece o Princípio Contábil da Entidade?

Esse princípio rege sobre a separação entre a personalidade jurídica da empresa e a pessoa física do proprietário. Esse é um dos primeiros problemas a serem resolvidos em uma empresa familiar e requer um esforço do proprietário em querer e compreender isso. Dessa forma, se não houver seu comprometimento, com a separação das personalidades, nada do que for mudado, em qualquer outro processo, terá efetividade. Portanto, planos de saúde pagos pela empresa, viagens de membros da família, pagamento de contas particulares, compra de automóveis pela empresa para uso pessoal, utilização de cartões de crédito corporativos para custear despesas particulares, entre tantas outras situações enumeráveis, não podem e não devem ser custeados pela empresa.

5. Como é feito o seu controle do fluxo de caixa?

O departamento financeiro de uma empresa deve ser conduzido por alguém com capacidade técnica para tal. Não basta a relação de confiança. Em muitas pequenas empresas educacionais a função é exercida por alguém próximo e da confiança do proprietário e, com raríssimas exceções, o resultado não atende às expectativas. O fluxo de caixa de uma instituição de ensino é bastante simples de ser equacionado. A partir do momento em que cerca de 90% dos pagamentos são recebidos em uma única data, torna-se fácil estabelecer como serão efetuadas as saídas ao longo do mês. Por esse motivo algumas pessoas consideram que praticamente não há fluxo de caixa, e sim fluxo de pagamentos. Sempre deve haver sintonia entre o departamento financeiro e o setor de compras para um equacionamento do fluxo de caixa, o que infelizmente em muitas instituições não é seguido.

6. Como estão estruturados os setores de contas a pagar e contas a receber ?

Os maiores problemas encontrados em contas a pagar são: A falta de respeito ao fluxo de caixa, efetuando-se pagamentos em datas que geram um valor negativo de caixa e o não estabelecimento de prioridade de pagamento de contas. Se em um determinado mês não houver recursos necessários ao pagamento no vencimento, deve-se negociar com fornecedores novas datas e isenção de multa. Priorizar as dívidas com o governo, pois a multa é alta em relação a falta de recolhimento no prazo. Deve-se evitar o pagamento de juros bancários desnecessários

Em relação a contas a receber, é importante o não recebimento diretamente na tesouraria da instituição, a fim de que se evitem confusões e tentações. Assim, dentro do possível, os pagamentos devem ser efetuados via boleto bancário, cartão de crédito, entre outras formas, evitando-se a circulação de cheques e dinheiro em espécie.

7. É feito o provisionamento de gastos?

É bastante comum a ausência de provisionamento, não só o contábil, mas principalmente o financeiro. Pouquíssimas escolas fazem o provisionamento para o pagamento do 13º salário, por exemplo. Contam com o processo de rematrícula para pagamento do mesmo. Esquecem que estão antecipando a receita do ano posterior, ou seja, esse valor faz parte da anuidade do ano seguinte e está sendo utilizado no ano em curso. Isso pode ser o início de um desequilíbrio nas contas de uma escola. Da mesma forma é comum um professor com muitos anos de casa e que entra na lista de dispensas todos os anos, não ser demitido pois não se fez a provisão para a demissão. Assim, também são frequentes os empréstimos em instituições bancárias, com juros extorsivos, para arcar com despesas que não foram provisionadas, como 13º salário, férias e demissões. Tudo isso requer planejamento e controle. Deve haver provisão mensal para os pagamentos que serão efetuados, bem como planejamento das férias para que o caixa não fique negativo em nenhum momento. Também é importante a definição, principalmente da área pedagógica, em relação a demissões, para que haja contingenciamento.

8. Como é a remuneração dos sócios

A forma de remuneração deve ser planejada, de forma a propiciar retirada condizente para os proprietários e manutenção da empresa, sempre observando-se que essa retirada seja compatível com a Taxa Mínima de Atratividade. Em outras palavras: é importante se saber se o investimento efetuado tem o retorno condizente. Várias vezes em uma análise preliminar fica claro que o valor do retorno não justifica o investimento. É importante a consulta a profissionais para o estabelecimento da forma mais adequada de remuneração, que deve estar atrelada também, ao regime tributário da instituição de ensino.

9. Foi feito o Planejamento Tributário da escola?

A ausência de planejamento tributário é uma constante comum. Dessa forma o enquadramento da empresa nos regimes do Simples, Lucro Presumido e Lucro Real fica enormemente prejudicado e muitas vezes se dá sem o devido cuidado legal. Muitas escolas pagam mais imposto do que deveriam por absoluta falta de planejamento tributário. É importante a consulta a profissionais especializados em tributação para a análise de cada caso em particular.

10. Como é calculado o valor da mensalidade?

Deixei esse ponto por último pois ele é reflexo de tudo o que foi apresentado. Só teremos condições de cálculo correto do preço de cada mensalidade se estivermos com a contabilidade adequada e fidedigna, o que implica em uma gestão financeira adequada. Muitas vezes a contabilidade não reflete a real situação da empresa e é feita de forma oficiosa. Nesses casos é de suma importância que, pelo menos, o setor financeiro possa gerar relatórios fidedignos que reflitam a situação da empresa.

Presenciei muitos proprietários de escolas que na época de definição dos preços pediam para que alguns colaboradores ligassem ou fossem presencialmente até os concorrentes para obter informações de mensalidades e descontos. Depois colocavam os dados em uma tabela e muitas vezes estimavam a média das mensalidades como o valor a ser definido para a mensalidade da sua escola.

Essa média, de forma alguma representava o valor do seu aluno. Os custos de cada instituição são diferentes. O risco de erro no cálculo do preço da mensalidade é enorme.

Para um controle e determinação corretos do valor da mensalidade, são imprescindíveis, a integração e alinhamento de praticamente todas as informações da escola, dos departamentos contábil, financeiro e de recursos humanos, através de um sistema de gestão empresarial

Não há mais espaço no mercado educacional para empresas que atuem desconectadas de um profissionalismo. Assim, para a saúde de uma escola é necessário: o departamento financeiro, a contabilidade e o departamento de recursos humanos, dentro de um profissionalismo de pessoas e processos, que gerem relatórios gerenciais fidedignos através de um sistema de gestão devidamente parametrizado. O aspecto pedagógico é a razão de existir de uma instituição de ensino, mas ele deve manter sintonia com o restante da empresa.

Essa profissionalização é o primeiro passo para que os relatórios gerenciais sejam gerados e analisados, servindo de subsídio para que outros passos possam ser dados pela instituição, tais como uma política orçamentária e um planejamento estratégico efetivo.

Por: Mario Capp
Sócio Diretor da M&W Consultoria Financeira para Escolas e Educa Contábil Contabilidade para Escolas
Atua no ramo educacional há mais de 27 anos. Atuou como diretor de ensino e diretor administrativo-financeiro em escolas de porte de São Paulo e do ABC. Pedagogo, com pós-graduação em Administração de Empresas pela Fundação Getúlio Vargas e MBA em Finanças, Controladoria e Auditoria, também pela Fundação Getúlio Vargas
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